Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jak StayCheck zbiera, wykorzystuje, przechowuje i chroni dane osobowe podczas korzystania z naszej strony internetowej, aplikacji, portalu check-in dla gości oraz powiązanych usług.

StayCheck dostarcza oprogramowanie dla właścicieli nieruchomości, operatorów najmu i zarządców, które pomaga obsługiwać check-in gości, weryfikację telefonu, przesyłanie dokumentów, umowy pobytu, depozyty i powiadomienia operacyjne.

W przypadku posiadaczy kont i odwiedzających StayCheck co do zasady działa jako administrator danych. W przypadku danych check-in gości przetwarzanych na rzecz właściciela, zarządcy lub operatora najmu StayCheck co do zasady działa jako podmiot przetwarzający, a operatorem danych jest operator nieruchomości.

Możemy zbierać dane konta i dane biznesowe, takie jak imię i nazwisko lub nazwa firmy, typ działalności, adres email, numer telefonu, dane rozliczeniowe, numer VAT lub identyfikacji podatkowej, adres firmy, ustawienia konta, preferencje powiadomień oraz informacje o subskrypcji i planie.

Operatorzy nieruchomości mogą podawać nazwy i adresy nieruchomości, konfigurację procesu check-in, konfigurację depozytu, branding lub zdjęcia okładkowe, referencje rezerwacji i identyfikatory bookingowe.

Gdy gość korzysta z linku check-in StayCheck, możemy przetwarzać imię i nazwisko gościa, adres email, numer telefonu, daty pobytu, liczbę gości, adres podany przez gościa, dane dokumentu tożsamości lub przesłane pliki dokumentów, postęp check-in, akceptację umowy pobytu, metadane podpisu, status płatności depozytu, znaczniki czasu i zapisy audytowe.

Możemy również przetwarzać identyfikatory płatności, status płatności, status depozytu, dane faktur, metadane doręczenia powiadomień, adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, system operacyjny, dane logów, zdarzenia logowania, zdarzenia bezpieczeństwa, metryki użycia, raporty błędów, pliki cookie i podobne technologie.

Przetwarzamy dane osobowe, aby świadczyć i obsługiwać platformę StayCheck, tworzyć i zarządzać kontami klientów, umożliwiać procesy check-in gości, weryfikować numery telefonów kodami SMS, umożliwiać przesyłanie dokumentów tożsamości, generować i przechowywać umowy pobytu, obsługiwać lub śledzić depozyty i płatności, wysyłać powiadomienia operacyjne, zapewniać wsparcie klienta, poprawiać niezawodność i bezpieczeństwo, zapobiegać nadużyciom i oszustwom oraz spełniać obowiązki prawne, podatkowe, księgowe i regulacyjne.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Nie wykorzystujemy dokumentów tożsamości gości do reklamy ani profilowania.

W odniesieniu do danych dotyczących kont StayCheck, rozliczeń, korzystania ze strony i administracji platformą StayCheck co do zasady działa jako administrator danych.

W przypadku danych check-in gości przekazywanych przez proces skonfigurowany przez operatora nieruchomości to operator nieruchomości co do zasady określa, dlaczego i w jaki sposób dane są zbierane. W tym kontekście StayCheck działa jako podmiot przetwarzający i przetwarza dane gości zgodnie z instrukcjami operatora nieruchomości.

Jeśli jesteś gościem i chcesz skorzystać z praw dotyczących prywatności w związku z sesją check-in, możesz skontaktować się bezpośrednio z operatorem nieruchomości. Możesz też skontaktować się ze StayCheck, a my wesprzemy operatora nieruchomości tam, gdzie będzie to wymagane.

Tam, gdzie zastosowanie ma RODO lub podobne przepisy, opieramy przetwarzanie na niezbędności umownej do świadczenia usługi StayCheck i funkcji konta, prawnie uzasadnionych interesach związanych z bezpieczeństwem platformy i poprawą niezawodności, obowiązkach prawnych dotyczących księgowości, podatków, bezpieczeństwa i regulacji, zgodzie tam, gdzie jest wymagana, oraz instrukcjach administratora w przypadku danych gości przetwarzanych na rzecz operatorów nieruchomości.

Możemy używać plików cookie i podobnych technologii do utrzymywania sesji użytkownika, zapamiętywania preferencji, ochrony kont, analizy ruchu, mierzenia użycia funkcji i poprawy wydajności platformy.

Tam, gdzie jest to wymagane, poprosimy o zgodę przed użyciem niekoniecznych plików cookie. Użytkownicy mogą również zarządzać plikami cookie w ustawieniach przeglądarki.

Korzystamy z zaufanych dostawców zewnętrznych, aby obsługiwać StayCheck. Mogą to być dostawcy hostingu i infrastruktury chmurowej, baz danych i przechowywania plików, dostawcy SMS tacy jak Twilio, operatorzy płatności tacy jak Stripe, dostawcy wysyłki email, narzędzia analityczne lub monitoringowe, narzędzia wsparcia klienta oraz narzędzia operacyjne.

Dostawcy ci przetwarzają dane tylko w zakresie potrzebnym do świadczenia swoich usług i na podstawie umownych zobowiązań dotyczących ochrony danych.

Możemy udostępniać dane osobowe dostawcom usług niezbędnym do działania StayCheck, operatorom płatności, dostawcom SMS i email, operatorom nieruchomości zarządzającym check-inami gości, profesjonalnym doradcom tam, gdzie jest to konieczne, oraz organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.

Nie sprzedajemy ani nie handlujemy danymi osobowymi.

StayCheck może przetwarzać dokumenty tożsamości lub metadane związane z dokumentami, gdy operator nieruchomości włączy przesyłanie dokumentu w procesie check-in.

Dokumenty tożsamości traktujemy jako wrażliwe dane operacyjne. Stosujemy kontrolę dostępu i środki bezpieczeństwa zaprojektowane tak, aby ograniczać dostęp do uprawnionych użytkowników i systemów.

Operatorzy nieruchomości odpowiadają za zapewnienie podstawy prawnej do żądania dokumentów tożsamości od gości oraz za skonfigurowanie procesu check-in zgodnie z obowiązującym prawem.

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów opisanych w tej Polityce prywatności, w tym do świadczenia usługi, utrzymywania zapisów konta, obsługi procesów check-in gości, spełniania obowiązków podatkowych, księgowych i prawnych, rozwiązywania sporów, egzekwowania umów oraz utrzymywania logów bezpieczeństwa.

Dane check-in gości, dokumenty, umowy i zapisy audytowe mogą być przechowywane zgodnie z obowiązkami prawnymi operatora nieruchomości i konfiguracją konta.

Gdy dane nie są już potrzebne, są usuwane, anonimizowane lub bezpiecznie archiwizowane.

Wdrażamy techniczne i organizacyjne zabezpieczenia zaprojektowane w celu ochrony danych osobowych, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, kontrolę uwierzytelniania, bezpieczną infrastrukturę chmurową, logowanie i monitoring, ograniczony dostęp do systemów produkcyjnych, procedury kopii zapasowych i odzyskiwania oraz przeglądy bezpieczeństwa kluczowych procesów.

Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny, ale pracujemy nad ochroną danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, niewłaściwym użyciem, zmianą i ujawnieniem.

Jeśli dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych, przeprowadzimy analizę i podejmiemy odpowiednie działania ograniczające skutki naruszenia.

Tam, gdzie wymaga tego prawo, powiadomimy dotkniętych klientów, użytkowników, operatorów nieruchomości, gości i organy nadzorcze.

Gdy StayCheck działa jako podmiot przetwarzający, powiadomimy właściwego administratora bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia.

Dane osobowe mogą być przetwarzane poza krajem zamieszkania użytkownika. Tam, gdzie jest to wymagane, opieramy się na odpowiednich zabezpieczeniach, takich jak standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony, umowy powierzenia przetwarzania danych lub równoważne legalne mechanizmy transferu.

W zależności od lokalizacji możesz mieć prawo dostępu do danych osobowych, sprostowania nieprawidłowych danych, żądania usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, żądania przenoszenia danych, wycofania zgody tam, gdzie przetwarzanie opiera się na zgodzie, oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Jeśli jesteś posiadaczem konta StayCheck, możesz skontaktować się z nami bezpośrednio. Jeśli jesteś gościem, administratorem danych z Twojego check-inu może być operator nieruchomości. Możesz skontaktować się bezpośrednio z operatorem nieruchomości lub ze StayCheck, a my pomożemy tam, gdzie będzie to właściwe.

StayCheck nie jest przeznaczony dla dzieci poniżej 16 roku życia. Nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci.

Goście korzystający ze StayCheck muszą mieć zdolność prawną do ukończenia check-inu albo działać za pośrednictwem uprawnionej osoby dorosłej, jeśli ma to zastosowanie.

Możemy okresowo aktualizować tę Politykę prywatności. Jeśli wprowadzimy istotne zmiany, poinformujemy użytkowników przez stronę internetową, aplikację lub email tam, gdzie będzie to właściwe.

Administrator: StayCheck

Email: privacy@staycheck.pl

W sprawach i żądaniach dotyczących prywatności skontaktuj się z nami pod powyższym adresem email.